blog › Gemeente Zutphen: een gemeente in beweging.

Aanpak

De transitie is eind 2005 gestart met een Programmateam onder leiding van de gemeentesecretaris. Noor Hooyman heeft als extern adviseur en lid van het programmateam gedurende twee jaar bijgedragen aan de vormgeving van het OO-traject en  zowel een inhoudelijke en procesmatige bijdrage geleverd, voornamelijk als adviseur en facilitator.

'Huis van de toekomst': creëren van een gezamenlijke ambitie

De eerste fase van het OO-traject is in januari 2006 begonnen met een Management Development Programma én met het  Huis van de Toekomst. Het doel van het Huis van de Toekomst was het creëren van een collectieve ambitie van zowel het management als het college van B&W. In diverse korte en ééndaagse  werkconferenties, waaraan de Directie, Afdelingshoofden, enkele beleidsmedewerkers en enkele malen het College van B&W deelnamen zijn de diverse onderdelen van het Huis voorbereid en vormgegeven. In kleine werkgroepen werden voorbereidingen gedaan die gepresenteerd werden in de werkconferenties, waarbij direct keuzes werden gemaakt. Deze bijeenkomsten  creëren een grote betrokkenheid van alle deelnemers. De keuzes die gemaakt zijn in het Huis van de Toekomst, zijn verder uitgewerkt in het Management Development Programma.

Management Development programma: beweging creëren.

In het MD-programma zijn naast de collectieve ambitie ook management vaardigheden ontwikkeld en gekoppeld aan ervaringen in de praktijk van het leiding geven aan veranderingen.

Verankering in de processen

De tweede fase van het OO-traject in 2007 stond in het kader van implementeren en verankeren. Vanuit de nieuwe visie zijn drie kerncompetenties geformuleerd die essentieel zijn voor de hele organisatie en die maken dat de gewenste veranderingen voor de toekomst, ook te realiseren zijn.  Ook zijn er drie leiderschaps-competenties vastgesteld. De leiderschapscompetenties werden de basis voor het vervolg van de MD-programma’s voor het gehele management. Ondersteund door leden van het programmateam zijn de afdelingshoofden met hun eigen mensen aan de slag gegaan rondom de drie kerncompetenties.

100 verbeteracties

Dit heeft tot meer dan 100 verbeteracties geleid die door de mensen zelf werden opgepakt. Vanuit het programmateam werd geholpen bij de vormgeving of de implementatie en werd toegezien op de realisatie en de onderlinge samenhang.

Bijdrage vanuit het netwerk van Verandervermogen

Bij het vormgeven van het Huis van de Toekomst hebben Janneke van den Hoek en Noor Hooyman het proces begeleid en inhoudelijk aangescherpt, zodat in samenhang keuzes gemaakt konden worden. In het MD-programma hebben Noor Hooyman en Christel de Vos het programma ontwikkeld en uitgevoerd, waarbij steeds de verbinding met de praktijk van de managers werd gelegd. Sommige afdelingen hebben hulp gevraagd bij het vertalen van de kerncompetenties naar hun eigen werkveld. Karin Lombarts en Noor Hooyman hebben deze afdelingsmanagers ondersteund in dit proces.

Resultaten

In juli 2008 is het OO-traject afgerond, waarbij de gezamenlijke ambitie richting heeft gegeven aan het veranderproces. Door te kiezen voor een procesmatige aanpak en aan te sluiten bij wat er op dat moment speelt,

hebben mensen hun eigen verantwoordelijkheid genomen voor hun eigen leerproces, voor het verbeteren van het primaire proces én voor de cultuur van de organisatie.

Wat merkt de burger hier nu van?

De burger heeft bij monde van het opgerichte Burgerpanel invloed uitgeoefend op het proces. Hun houding en bijdrage is verschoven van kritisch en afwachtend naar onderbouwend en meedenkend. Zij voelen zich in het primair proces meer erkend als klant aan de balie en als burger in de wijk.